שירותי רגולציה לפרטיות מידע לעמותות: האחריות החדשה של המגזר השלישי

עמותות וארגונים ללא כוונת רווח פועלים בלב החברה הישראלית. הם מעניקים שירותים רגישים לאוכלוסיות מוחלשות, עוסקים בנושאים של בריאות, חינוך, רווחה וזכויות אדם, ומנהלים מאגרי מידע שכוללים נתונים אישיים מאוד. דווקא בגלל הקרבה לאדם, האמון שהציבור נותן והקשר הישיר עם תורמים ומוטבים – עמותות חשופות לסיכון משמעותי במקרה של כשל בפרטיות המידע.

שירותי רגולציה לפרטיות מידע לעמותות: האחריות החדשה של המגזר השלישי

לאור זאת, הדרישה לרגולציה אפקטיבית בתחום הפרטיות אינה פוסחת גם על המגזר השלישי. עמותה שאוספת, שומרת או מעבדת מידע אישי – אפילו אם מדובר רק בשמות, כתובות מייל או מספרי טלפון – מחויבת לעמוד בדרישות חוק הגנת הפרטיות, כולל תיקון 13 החדש. וכאן בדיוק נכנסים שירותי רגולציה לפרטיות מידע לעמותות: פתרון שמסייע לעמותות לעמוד בדרישות, לנהל את המידע באחריות, ולהימנע מטעויות שעלולות להוביל לפגיעה באמון, בקנסות ואף בפגיעה בפעילות.

שירותים אלו מותאמים לעולם הייחודי של עמותות. הם לוקחים בחשבון את האילוצים התקציביים, את מבנה הארגון, את ריבוי המתנדבים והספקים, ואת השימוש במערכות חינמיות או חלקיות. יועצי פרטיות המתמחים בעמותות יודעים לשאול את השאלות הנכונות: איפה נשמרים נתוני התורמים? האם למתנדבים יש גישה למסמכים רגישים? האם נחתמו הסכמים עם ספקים טכנולוגיים? מה רמת ההגנה על מידע רפואי או פסיכולוגי?

שירותי רגולציה לפרטיות מידע לעמותות כוללים מיפוי של מאגרי המידע הקיימים, בדיקת תהליכים ארגוניים, כתיבה והטמעה של מדיניות פרטיות, ניסוח נהלים לאיסוף ושמירה של נתונים, ניסוח הסכמים מול ספקים חיצוניים, הגדרת הרשאות גישה, ובחינת אמצעי הגנה טכנולוגיים. בנוסף, ניתן לקיים הדרכות ממוקדות לצוות ולעובדים, בנושאים כמו הגנה על מידע רגיש, שימוש נכון במערכות ניהול, זיהוי תקלות ותגובה לאירועים.

ההחמרה הרגולטורית בעקבות תיקון 13 מדגישה את החשיבות של היערכות מוקדמת. הרשות להגנת הפרטיות מקבלת סמכויות אכיפה מוגברות, כולל הטלת קנסות מנהליים והחובה לדווח על אירועי אבטחת מידע. עמותות אינן חסינות – להיפך: חשיפה של מידע רפואי, פסיכולוגי או כלכלי של מוטבים עלולה להיחשב חמורה במיוחד, ולגרור השלכות משפטיות וציבוריות קשות.

בחודש דצמבר 2023 פרסמה הרשות להגנת הפרטיות דו"ח רוחב ייעודי שבחן את עמידת העמותות בדרישות החוק. הדו"ח חשף שורה ארוכה של כשלים, כולל היעדר מדיניות פרטיות, היעדר הסכמים עם ספקי שירות, שמירת מידע רגיש ללא אמצעי הצפנה, והעדר הדרכות לצוותים. הממצאים הללו מחזקים את מה שיועצי פרטיות כבר יודעים: לעמותות יש לא רק אחריות ציבורית, אלא גם סיכון ממשי – והזמן לפעול הוא עכשיו.

אבל מעבר לחובה המשפטית, יש כאן גם אחריות מוסרית. הציבור מצפה מעמותות לשקף סטנדרטים גבוהים של אתיקה, שקיפות וזהירות. כאשר עמותה מיישמת מנגנוני הגנה ופרטיות, היא מחזקת את הקשר עם התורמים, מעלה את האמון הציבורי, וממצבת את עצמה כאחראית ומתקדמת. לעומת זאת, כשל בפרטיות עלול לייצר הד תקשורתי שלילי, לפגוע בתרומות ואף להרתיע שותפים מהמשך עבודה משותפת.

שירותי רגולציה לפרטיות מידע לעמותות מבטיחים שמידע אישי לא יהיה פרוץ או מוזנח. הם מאפשרים לעמותה לדעת בדיוק מי מחזיק במה, למה הוא משתמש בזה, איך המידע נשמר, ואיך מגיבים במקרה של תקלה. מדובר בתהליך שמשפר את השליטה, מצמצם חשיפות, ומעניק שקט נפשי להנהלה ולצוות.

במילים אחרות: פרטיות בעמותות היא לא רק תקן. היא ערך. היא מנוף לחיזוק האמון, להגנה על המוטבים, ולביסוס פעילות מקצועית, מוסרית ובטוחה. שירותי רגולציה לפרטיות מידע לעמותות מאפשרים ליישם את כל זה בפועל, בצורה פרקטית, פשוטה ומותאמת למציאות של כל ארגון.

אם גם אתם פועלים במסגרת עמותה, קהילה או ארגון חברתי, זה הזמן לבדוק את מצב הפרטיות בארגון. לפנות ליועץ שמבין אתכם, שמכיר את המורכבויות, ושיכול לעזור לכם לבנות את מערכת ההגנה שתשרת אתכם גם בטווח הארוך. אל תחכו לביקורת או למשבר. תפעלו עכשיו מתוך אחריות, ותנו לפרטיות את המקום הראוי לה בעשייה החברתית שלכם.